Vi i Kor i All Verden? vil at du skal føle deg trygg på at vi tar personvern på alvor. Vi følger myndighetens krav og lover for personvern, og har derfor laget denne siden for å ha en lett tilgjengelig oversikt over hvordan vi behandler personopplysninger.

Hvilke data lagres om våre medlemmer?
– Fullt navn
– Fødselsår (ikke dato)
– Adresse
– E-postadresse
– Kjønn
– Hvilket semester de begynte og avsluttet medlemsskapet
– Oppmøte på øvinger
– Hvis medlemmet ønsker, f.eks. ifm. styreverv: Telefonnummer
– Alle andre opplysninger du frivillig gir styret/komiteer til intern bruk, f.eks. om allergier og tilgjengelighet

Hva er formålet med lagringen, og hvordan innhentes samtykke til lagringen?
Mens du er medlem, aktivt eller ikke, brukes informasjonen til
– De(n) interne medlemslisten(e), én per semester
– Interne påmeldingsskjemaer til sosiale arrangementer, avstemninger og andre interne lister med spesifikke formål
– Søknadsskjema til våre støtteorganisasjoner, Ung i Kor og Musikkens Studieforbund. Deres krav til innrapportering er hovedgrunnen til at mange av opplysningene om deg er nødvendige å innhente. Spesifikt gjelder dette navn, fødselsår, adresse, kjønn, medlemsskapets oppstart og avslutning, og oppmøte.
– Intern kommunikasjon på plattformen Spond

Informasjon om at å være medlem betyr å samtykke til disse formålene gis til nye medlemmer.

Hvis du samtykker til det i tillegg, lagrer vi navn og e-postadresse på en separat liste til å kunne invitere deg til neste jubileum! Vi sender e-post der vi spør om dette samtykket.

Hvis du tar på deg styreverv, vil kontaktopplysninger om deg måtte gis til tredjeparter – som minimum til Brønnøysundregisteret når du tar på deg styrevervet, og i tillegg f.eks. ifm. søknader om å booke lokaler eller å opprette bankavtaler. Samtykke innhentes der det er relevant for den enkelte person og det enkelte formål. Det siste kan gjelde for enkelte verv som ikke faller under styret også.

Hvor lagres dataene?
Vi bruker primært Googles systemer til lagringen:
– Google Disk og Google-dokumenter (Dokumenter, Regneark, Skjemaer) til medlemslister, påmeldingsskjemaer til sosiale arrangementer o.l. og ev. jubileumskontaktlister.
– Gmail/Google Kontakter til e-postadresser (i tillegg til e-poster du ev. har sendt til korets e-postadresse koriallverden@gmail.com).
– Googles retningslinjer for personvern blir gjeldende for denne lagringen i tillegg til korets.

Vi bruker også plattformen Spond til intern kommunikasjon i koret, så deres retningslinjer for personvern er også gjeldende. Spond baserer seg på at styret sender inn en medlemsliste for å melde medlemmene inn som brukere av plattformen.

Hvor lenge lagres dataene?
– Når du slutter i koret (ikke når du tar permisjon), slettes dataene om deg fra medlemslisten(e), kontaktlisten(e) våre på Gmail og fra medlemsregisteret på Spond.
– Hvis du samtykker til å ha navn og e-postadresse lagret i jubileumskontaktliste(r), lagres disse til du ev. ber det sittende styret om å slette dataene.
– For å minimere risiko ved en eventuell datalekkasje, sletter vi fulle navn og e-postadresser fra interne påmeldingsskjemaer, avstemninger og andre interne lister med spesifikke formål senest innen slutten av det andre semesteret etter semesteret listen ble sendt ut.
– Vi prøver så langt det lar seg gjøre å sørge for at dataene vi sletter også slettes fra endringslogger o.l. for dokumenter.
– E-poster du har sendt til korets e-postadresse slettes normalt ikke, med mindre du ber om det.

Når og hvordan lagres bilder og video av deg?
Vi ønsker at koret skal være aktivt på sosiale media, og koret bruker Facebook og Instagram til dette, i tillegg til at offisielle gruppebilder av koret brukes til konsertprogram o.l. Vi legger også ut konsertopptak på YouTube.
– Når medlemmer tar bilder/video av andre medlemmer (i sammenhenger arrangert av koret), ønsker vi å oppfordre til forsiktig behandling av bildene. Forsiktig behandling vil for eksempel si at det varsles om at en planlegger å legge ut bildet en tar på sosiale media, enten før en tar bildet, eller før en legger det ut, til den som er avbildet.
– Når styrets webansvarlige tar bilder/video, ønsker vi at det skal være kjent av alle i koret at dette er for å bruke dem på sosiale media, men at du kan be webansvarlig/styret ikke gjøre det for enkelte bilder/videoer.
– Styret tar på seg ansvar for at vi spør alle medlemmer om hvem i koret som kun ønskes avbildet i gruppebilder/gruppevideo, og hvem som ikke ønskes avbildet i det hele tatt, av de bildene/videoene styret legger ut på sosiale medier. Vi spør om dette i det du blir medlem.
– Konsertopptak som ikke gjelder innslag av enkeltmedlemmer, må du samtykke til at blir lagt ut på YouTube for å være medlem i koret. Vi opplyser om dette i det du blir medlem.

Hvordan kan du be om innsyn i dataene?
Send oss en e-post til koriallverden@gmail.com, så sender vi deg informasjonen som er lagret om deg. Spesifiser gjerne hvilke data utover oppføringen din i medlemslisten(e) du ønsker uthentet, f.eks. svar du har gitt på interne påmeldingsskjemaer. Du kan også be oss om å finne hvilke videoer og bilder som finnes av deg på korets sosiale media.

Hvor ofte oppdateres dataene?
Koret er pliktig å holde dataene korrekte, så det sittende styret tar på seg ansvar for å oppdatere dataene en gang per semester.

Hvilke rettigheter har du?
I tillegg til retten til innsyn i og uthenting av dine data, og retten på lett tilgang til en konkretisering av hva vi gjør med persondata som denne siden er til for, har du også rett til å be oss slette, rette, eller begrense dataene, eller til å protestere på at data lagres. Noen krav vil ikke være mulig å imøtekomme uten at du som konsekvens ikke kan være medlem i koret, f.eks. er vi pålagt å sende informasjon om deg til våre støtteorganisasjoner. Les mer om dine rettigheter på nettsidene til Datatilsynet.